Rabu, 20 Oktober 2021

Peran Event Organizer Dalam Sebuah Acara


Sering kita mendengar sebutan Event Organizer. Sebelum berbicara Panjang lebar tentang event organiser yang acap kita dengar tersebut kita harus mengerti terlebih dadulu tentang apa ap aitu event organizer dan apa saja kriteria event organizer. Istilah ini saat sekarang memang sangat popular, karena dunia EO di berbagai tempat semakin berkembang. Bahkan, kini beberapa pihak telah menjadikannya EO untuk menggantungkan nasib menghidupi keluarga dan dijadikan sebagai profesi. Organizer tidak jauh beda pengertiannya dengan sebuah organisasi atau kepanitiaan, mulai dari level tingkat rendah atau low level event sampai pada high level event. Mungkin Sebagian dari kita juga acapkali terlibat dengan apa yang namanya organisasi atau kepanitiaan. Sebagaimana yang disampaikan oleh Adrie Subono seorang dedengkot EO dari  JAVA Musikkindo. Menyebut bahwa Event Organizer adalah penyelenggara sebuah acara kegiatan. Sedangkan menurut pakar manajemen  dari Universitas Indonesia yakni Rhenald Kasali, menyatakan bisnis Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedetail-detailnya. Bahkan rinci dan penuh dengan pernak-pernik.  Dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail dari proses memilih acara, mengemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan, meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi, dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi. Selanjutnya Indro’Kimpling’Suseno seorang EO yang juga kerabat Purapakualaman dalam bukunya: Cara Pinter Jadi Event Organizer, mengatakan bahwa Event Organizer adalah sekelompok orang yang terdiri dari tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan tugas operasional suatu program acara.

Segala event yang diadakan memiliki tujuan untuk mendapatkan benefit atau keuntungan bagi pihak penyelenggara maupun pihak yang mempercayakan kegiatannya ditangani EO. Keuntungan yang bagai sisi mata uang tidak mutlak harus  material namun juga dapat berupa non meterial. Event Organizer telah di kenal baik dilingkup kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, ataupun di lingkungan pendidikan (in-house production). Diantaranya; kepanitian peringatan hari-hari besar nasional keagamaan juga kegiatan yang sering kita laksanakan di lingkup terkecil sekalipun. Bahkan Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah  juga tour pun seringkali dikerjasamakan dengan EO.

Dalam perkembangan dunia usaha di Yogyakarta, event organizer kini telah menunjukkan ada geliat yang menumbuhkan harapan baru. Hal ini di buktikan dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer. Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Untuk sebuah kelancaran acara evcent organizer memiliki peran yang sangat strategis. Saking strategisnya maka bermunculanlah Event Organizer:

Peran EO dapat dilihat pada pelaksanaa tugasnya untuk menyelenggarakan berbagai event sesuai spesifikasinya. Peran EO dalam tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :

1. EO adalah penyelenggara acara. Semua yang berhubungan dengan acara dari persiapan sampai laporan jadi tanggung jawab.

2. Tugas utama EO dan prinsipnya adalah mengorganisir acara secara keseluruhan dari A sampai Z

3. Tugas EO adalah membantu kliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan, full support!, kenapa klien tidak menyelenggarkan acaranya sendiri karena 6 keterbatasan sumber daya manusia yang fokus dalam hal ini dan bukan tugas utama mereka.

 4. Klien punya fokus yang besar untuk brand dan perusahaannya. Maka disini ada demand dan opportunity yang besar untuk EO bisa masuk. EO dapat membantu klien untuk mempromosikan brand perusahaannya.

5. Klien menyerahkan event kepada EO yang profesional di bidangnya dan pastinya hasilnya harus lebih bagus daripada dikerjakan sendiri

6. EO adalah usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh kliennya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi dalam rangka mewujudkan tujuan yang diharapkan klien untuk acara.

7. EO harus jadi penyedia solusi bisnis untuk kebutuhan klien, support untuk bersama memikirkan keputusan yang terbaik dan pas bagi event.

8. Peran EO adalah sebagai business partner, bukan pelayan, secara hirarki, sejajar dengan klien maka tanggung jawab sama besar.

Betapa besar fungsi dari event organizer sehingga layaklah keberadaannya untuk dikembangkan. Bahkan EO dapat dijadikan sebagai profesi yang dapat menghidupi keluarga. Oleh karenanya penulkis meyakini dengan peran EO yang sedimikian dan dikaitkan dengan  posisi Yogyakarta sebagai kota pariwisata, budaya, Pendidikan dan juga banyaknya hotel-hotel yang menyelenggarakan acara maka  peran  Event Organizer sangat strategis dan butuh dibina. Bahkan jika perlu membentuk suatu wadah ikatan EO Yogyakarta.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar